Tutte le famiglie che partecipano al programma devono essere registrate nel sistema informativo dello scambio denominato YEAH.

Long Term Inbound – Note Informative

Ecco le principali norme pratiche.

Gli studenti vanno trattati come se fossero vostri figli e come tali incoraggiati e aiutati (specialmente all’inizio) ma vanno anche ripresi (se serve); aiutateli a imparare l’Italiano e coinvolgeteli nelle attività quotidiane.

Dovete  spiegare quali sono i loro compiti e dovete essere rigidi su orari e regole; non devono passare il pomeriggio e sera in camera a chattare su Internet.

Anche se sono maggiorenni devono comunque sottostare alle regole del Rotary.

Gli studenti devono procurarsi un telefonino e una SIM a loro carico al più presto.

Arrivo

• Andare ad accogliere l’ospite all’aeroporto. (almeno un membro della prima famiglia ospitante e – se possibile – almeno un membro del Club Host)
• Controllare che il vostro ospite abbia con se l’assicurazione prevista, valida per tutto il periodo di permanenza in Italia, ed il biglietto aereo di ritorno. Per sicurezza è bene che lo studente lasci in consegna alla propria famiglia o al club gli originali del biglietto di viaggio e del passaporto.

Dichiarazione di Ospitalità

• Il nuovo ospite deve essere accompagnato in Questura entro le 48 ore dal suo arrivo in Italia, e la famiglia ospitante deve compilare un modulo fornito dalla Polizia (Dichiarazione di ospitalità).

Permesso di Soggiorno

• Andare in Posta presso lo Sportello Amico a ritirare una busta contenente un modulo M1 da compilare. Al modulo M1 devono essere allegati i seguenti documenti:
  • copia di tutto il passaporto
  • copia del modulo rilasciato dalla questura (Dichiarazione di ospitalità)
  • copia del certificato di iscrizione a scuola vistata dalla Rappresentanza Diplomatica/Consolare Italiana all’atto del rilascio del visto di ingresso
  • copia dell’assicurazione che lo studente ha stipulato per il periodo di scambio, valida in Italia.
  • marca da bollo di €16,00
  • versamento di €30,46 tramite bollettino consegnato insieme alla busta in Posta (l’anno scorso c’era anche una ulteriore tassa di € 80,00 che dovrebbe essere stata abolita – Sentenza T.A.R. del Lazio n. 6095 del 24 maggio 2016).
• Tutta la documentazione di cui sopra (le istruzioni e spiegazioni relative ai documenti sono contenute nella busta) deve essere riconsegnata allo Sportello Postale dal vostro ospite munito di passaporto. Alla riconsegna verrà rilasciata una ricevuta (costo € 30,00), e la data dell’appuntamento in cui dovrà recarsi nuovamente presso la Questura, rivolgendosi questa volta all’Ufficio Immigrati (di solito dopo circa 20 giorni).
• Il giorno dell’appuntamento lo studente dovrà presentarsi in Questura (Ufficio Immigrati) munito di passaporto, lettera di convocazione (quella che viene consegnata in posta e sulla quale sono segnati giorno ed ora dell’appuntamento), n° 4 foto tessera a colori con sfondo bianco, ed i documenti spediti in originale. Gli verranno prese le impronte digitali, chiesto un numero di telefono a cui comunicare via sms quando sarà pronto il Permesso di Soggiorno, e gli verrà dato un secondo appuntamento presso la Polizia Scientifica.
• Alla Polizia Scientifica lo studente deve andare munito di passaporto e foglio originale, più fotocopia che gli hanno consegnato in Questura all’Ufficio Immigrati. In tale occasione verranno nuovamente prelevate le impronte digitali e gli sarà fatta una foto.
• Le spese sostenute per il Permesso di Soggiorno (versamento di €30,46 / €110,46, marca da bollo €16,00, spedizione documentazione € 30,00), salvo diversi accordi specifici tra le due famiglie, devono essere sostenute dallo studente. A questo scopo il Distretto ha fornito indicazioni agli studenti in arrivo, i quali dovrebbero portare con sé la somma necessaria. Se questo non avvenisse, viene consigliato di contattare la famiglia dello studente e, in caso di problemi, chiedere consiglio al counselor. Ulteriore possibilità è scalare l’importo dal fondo di emergenza che lo studente deve avere con sé e deve consegnare al counselor.

Assicurazioni

• Normalmente il Distretto 2050 non richiede agli studenti in arrivo di effettuare l’iscrizione al Servizio Sanitario Nazionale presso la ASL di appartenenza. Questo consentirebbe di evitare spese per eventuali visite mediche di routine, ed acquisto di farmaci perché tutto il resto (esami, incidenti, emergenze …) è coperto dalla assicurazione. Il Distretto ha informato comunque i giovani della possibilità di iscriversi al SSN, che dovrà essere effettuata qualora le famiglie native lo richiedano, con pagamento dei costi relativi a carico di queste ultime.
• Per quanto riguarda eventuali danni causati dagli studenti e/o legati alla loro permanenza in Italia, le famiglie ospitanti, il counselor ed i volontari rotariani o non rotariani che sono coinvolti a qualunque titolo nelle attività dello scambio sono coperti da una apposita Assicurazione di Responsabilità Civile, che viene stipulata dal Distretto all’inizio della stagione.
• Tutti gli studenti hanno una assicurazione che copre ricoveri, infortuni, esami … ; l’assicurazione effettua un rimborso diretto con le strutture convenzionate (la maggior parte degli ospedali e cliniche).
• L’Assicurazione non copre le attività del medico di base; in questi casi magari si sfrutta il proprio medico o chiedendo al Counselor un medico del Club Rotary.
• In caso di urgenze il Pronto Soccorso presta la sua opera a tutti; poi per esami e ricoveri interviene l’Assicurazione.
• RICORDATEVI CHE PRIMA DI RICHIEDERE DELLE PRESTAZIONI MEDICHE E’ NECESSARIO CHE VENGA CHIAMATA l’ASSICURAZIONE PER RICHIEDERE IL NUMERO DI AUTORIZZAZIONE; (ovviamente se si tratta di una urgenza la richiesta verrà fatta subito dopo).

Club e Counselor

• Il Counselor dovrà concordare con la famiglia le modalità per fare sì che vengano custoditi in mani sicure il passaporto dell’ospite ed il biglietto di viaggio. Il deposito del passaporto e del biglietto è diretto principalmente ad evitare smarrimenti durante il soggiorno, ed il giovane potrà comunque circolare durante il suo soggiorno in Italia con una copia del passaporto.
• I ragazzi devono consegnare al Counselor la somma di  300 USD (o equivalente) che verrà conservata per ogni evenienza e sarà restituita allo studente al momento della partenza.
• Il Club Rotary che segue la famiglia deve inoltre seguire il giovane, innanzitutto facendo sì che il Counselor si presenti ad esso al suo arrivo in Italia, e in seguito deve invitare il giovane ad alcune riunioni, coinvolgendo se possibile anche i Club Rotaract/Interact locali (se esistenti).
• Il Club Rotary deve concordare con la famiglia le modalità con le quali corrispondere al giovane la somma mensile (cosiddetta paghetta) a suo tempo già segnalata nella guarantee form (60 Euro); Al Club spetta inoltre di coprire, laddove ciò sia necessario, eventuali tasse d’iscrizione alla scuola (per i libri si ricorre in genere a fotocopie o a libri usati).
• Il Distretto 2050 organizzerà le sessioni di orientamento per gli studenti inbound, e potrà inoltre fornire le informazioni di contatto di Alumni e membri del ROTEX che hanno partecipato allo scambio in anni precedenti, e che potranno quindi costituire un utile riferimento.

Viaggi

• Possono viaggiare solo con voi (persone maggiorenni del nucleo famigliare), con il Rotary e con la Scuola.
• NON POSSONO VIAGGIARE DA SOLI (tranne se devono prendere dei mezzi per andare a scuola). Ad esempio uno studente di Cremona non può andare con gli amici a MILANO. Uno studente di Brescia non può andare da solo con amici a Gardaland.
  Se avete dubbi chiedete !

Dormire fuori casa

• Devono sempre dormire a casa vostra o al massimo a casa di un’altra famiglia ospitante (e quindi certificata); devono però chiedere l’autorizzazione al Counselor e ai genitori naturali.

Scuola

• Verificate ogni tanto con l’insegnante di riferimento come vanno i ragazzi; ovviamente all’inizio faranno molta fatica ma devono comunque dimostrare impegno (anche se per qualcuno di loro è un anno di attesa prima del college). NON SONO DEI TURISTI e NON SONO IN VACANZA !
• Facciamogli fare attività, volontariato …..
• Dovrete ritirare il libretto per le assenze; i ragazzi devono sempre portare l’eventuale giustificazione.
• Per quanto riguarda i libri è meglio aspettare perché in genere vengono usati libri vecchi o fotocopie.

Extra Scuola

• Se qualcuno è interessato a corsi di musica , canto, danza e non avete riferimenti provate a chiederlo al Counselor.
• Stesso discorso per chi vuole praticare dello sport

Volontariato

• Sarebbe buona cosa coinvolgere i ragazzi in attività di volontariato  sia con il Club Rotary, con il Rotaract, con la Parrocchia o con Associazioni varie.
• Ad esempio l’anno scorso abbiamo avuto:
  • Doposcuola all’Oratorio (inglese e tedesco)
  • Conversation con ragazzini delle medie
  • Conversation con bambini dislessici
  • Supporto al Rotaract in eventi per raccolta fondi

Banca

• Noi non provvediamo nessun conto corrente

Codice Fiscale

• Gli stranieri che non posseggono il codice fiscale poiché titolari di permesso non legato ad attività lavorativa (esempio studio, ricongiungimento familiare etc) ed intendono richiederlo possono ottenere il rilascio del codice fiscale, presso gli Uffici periferici dell’Agenzia delle Entrate del Ministero dell’Economia e delle Finanze indipendentemente dal luogo di nascita o residenza, esibendo i seguenti documenti:
  • il permesso di soggiorno valido;
  • fotocopia del passaporto in corso di validità.