E’ importante che la compilazione della application form venga effettuata dai candidati (ragazzi) e non dai loro genitori!!!!!!
Il primo passo per dimostrare di essere candidati idonei allo scambio è quello di essere autonomi e indipendenti nella compilazione dei documenti.

Caricamento immagini

Per il caricamento delle immagini o dei documenti nella compilazione della documentazione -ApplicationForm si devono sempre eseguire due diverse operazioni prima di procedere. Il caricamento dei documenti e delle immagini potrebbe non avvenire da dispositivi mobili. Si prega di usare un PC (vedi figura):

• 1) Scelta del file
• 2) Caricamento (Upload per il primo caricamento o Change per eventuali cambio di immagine o documento)
• 3) Prosegui

In questa pagina viene illustrato come procedere per la compilazione della documentazione necessaria per completare la Application Form (AF) per i ragazzi che parteciperanno al programma Long Term (LTEP).

Ogni ragazzo ha completato la prima parte di iscrizione al progetto inserendo sul portale YEAH i propri dati. Alla fine della procedura avrete ricevuto una mail con indicato come procedere suddivisa in 3 parti (FIRST SECOND THIRD). Nelle tre sezioni  sono riportati i link per caricare i documenti o inserire le informazioni necessarie.
L’oggetto della mail dovrebbe essere “Application received; Follow-up documents and instructions”

FIRST – Documenti FASE 1

In questa sezione vi saranno richiesti i seguenti documenti (vedi figura):

• Informativa sul Trattamento dei Dati è un documento di 4 pagine che va scaricato dal link, compilato firmando ogni pagina (sul lato destro del foglio è indicato lo spazio dove firmare) da parte del soggetto interessato cioè genitore o tutore nel caso di soggetti minorenni. Il modulo scansionato va poi caricato sul sito attraverso apposito link.
• Documento di Identità deve essere caricato il documento di identità di chi ha firmato il modulo dell’informativa sul trattamento dei dati (punto precedente)
• Domanda di Iscrizione al Programma LTEP è un modulo di una sola pagina che deve essere compilato con i propri dati e deve essere firmato dai Presidenti (attuale e futuro) del Rotary Club sponsor. E’ importante prendere i contatti con il proprio Club Sponsor, presentarsi, e raccogliere le firme in originale dei due Presidenti. NON CARICARE IN NESSUN CASO DOCUMENTI INCOMPLETI.
  In questa fase non è strettamente necessario indicare i nominativi delle altre famiglie coinvolte nella fase di ospitalità, tuttavia resta inteso l’impegno ad identificarle appena possibile.
• Dichiarazione di responsabilità questo documento deve essere compilato da uno dei genitori del candidato
• Dichiarazione sostitutiva questa dichiarazione va compilata per ogni componente maggiorenne del nucleo familiare. Creare un unico file PFD e caricarlo sul sito
• Ricevuta del primo bonifico (non effettuare nessun bonifico fino alla convocazione per i colloqui di selezione)

Tutti questi documenti dovrebbero essere già stati caricati, l’esito è evidenziato come in figura (vedi figura):
Required indica che il documento non è ancora stato inviato
Accepted indica che il documento caricato è corretto e leggibile
Rejected indica che il documento caricato non è corretto e in rosso viene indicato il motivo
Submitted indica che il documento è stato caricato ma non è in attesa di essere visionato

FIRST – Documenti FASE 2

Nella fase 2 vanno caricati altri documenti non necessari per la fase di selezione ed in particolare (vedi figura):

• Medical Report
• Dental Report
• School Transcript
• Passport
• English Proficiency
• Guarantee Form (questo documento dovrà anche essere firmato dai responsabili del vostro Club Sponsor)
• Autorizzazione Firmata (anche questo documento prevede la firma di un rotariano del club sponsor)
• Ricevuta del secondo bonifico

ATTENZIONE: Non caricare documenti non completi e non firmati!!!!

Con il tasto “Get Blank Form” viene scaricato il modulo in bianco da compilare, scansionare e ricaricare. Nella parte alta del PDF scaricato è necessario indicare, su tutte le pagine, il distretto di appartenenza (2050) e il nome dell’applicant (ragazzo che partecipa al programma di scambio)

SECOND – Secondary School Reference Request

Cliccando sul secondo link si potranno inserire i riferimenti del tutor scolastico dell’applicant che dovrà compilare il suo report scolastico. Il tutor verrà contattato dal sistema di compilazione via email. (vedi figura)

THIRD – Destinazioni

In questo terzo link verrà chiesto di indicare le preferenze per le destinazioni. (vedi figura).
Questa attività è già stata completata.